Réunions en ligne et système d’interprétation

Les réunions à distance sont devenues chose courante depuis plusieurs mois. Mais que fait-on lorsque les participants ne parlent pas la même langue ? Dans le cadre du projet France Manche Angleterre, la présence d’un interprète s’avère parfois nécessaire, particulièrement pour les séances de longue durée.
Jusqu’à ce début d’année 2020, les acteurs de VISTA avaient l’habitude de tous se rassembler autour d’une même table quatre fois par an chez l’un des sites partenaires à l’occasion de réunions trimestrielles (RT). L’annonce du « confinement » a néanmoins astreint les organisateurs à repenser en vitesse leur système d’interprétation.
Après une multitude de recherches et deux réunions du partenariat à distance, nous avons pensé qu’il serait utile de partager cette expérience.

Quelles ont été les contraintes ont été à prendre en compte?
– L’impossibilité, même pour les résidents du même pays, d’être présent dans la même pièce en raison des limitations de déplacement intra pays.
– La limitation budgétaires. Les systèmes d’interprétation peuvent être onéreux.
– Les questions d’ordre technique et technologique évidemment.
Pour la première RT en ligne, les 30 participants ont été invités à se connecter à Microsoft TEAMS – canal de la réunion – et MS Translator, programme en ligne avec traduction écrite automatique.
Comment fonctionne MS Translator ?
En deux mots, une personne génère un code pour 4 heures de réunion et l’envoie à tous puis chacun, lors de sa connexion, doit indiquer la langue dans laquelle il souhaite parler. Des lors que quelqu’un prend la parole, une traduction écrite apparait de façon quasi instantanée dans la langue sectionnée au début par chacun. Tout cela requière une grande discipline.
Voici la procédure qui avait été réalisée pour la réunion. Celle-ci aidera à mieux comprendre le principe : Microsoft Translator Guide d’utilisation (Participants) – Fr

Dans les faits, voilà comment cela s’est passé :
1. Il a fallu renvoyer le code de connexion plus d’une fois et de deux car les participants, suivant leur statut sur MS TEAMS (invité ou membre du groupe), n’avaient pas accès aux même fonctions. Un « invité » ne pouvait pas suivre le « chat » de la chaine de réunion par exemple.
2. Quelques personnes n’ont pas pu se connecter avec leur navigateur.
3. Les bilingues ont parfois oublié de parler dans la langue sectionnée au départ.
4. Certains ont oublié de se mettre en silencieux lorsque qu’un autre prenait la parole ou le preneur de parole était mis en silencieux par l’organisateur par erreur.
Avant la fermer la page MS Translator, et avant que le code n’ait expiré, tous ont la possibilité de télécharger la transcription des dialogues dans leur langue.
L’organisateur, ayant généré le code de réunion, doit avoir accès à la transcription dans les différentes langues sélectionnées par les participants.
Que se produit-il si l’on combine les points 3 et 4 ? Le traducteur ne peut pas identifier qui parle, ni la langue émise et tente d’interpréter des sons. Ce qui donne ceci :
Extrait de la réunion :

Bien que ce cela fut somme toute une expérience assez amusante, nous avons préféré nous tourner vers une solution un peu plus fiable pour la réunion de juillet, alliant la technologie a l’humain, et recourir aux services de véritables interprètes.

A l’instar de la RT d’avril, il s’est avéré nécessaire de mettre au point une procédure explicative ; celle-ci récapitulant toutes les étapes à suivre et les règles à instaurer afin de fluidifier au maximum son déroulement. Pour cette RT, chaque participant devait se munir d’un ordinateur pour suivre la réunion TEAMS sur le canal principal et télécharger l’appli sur un appareil indépendant (smartphone, tablette ou ordinateur) pour le canal d’interprétation. Ce système est très simple d’utilisation une fois la réunion lancée mais requière une préparation technique au préalable.

Afin de limiter les inconvenances technologiques de dernière minute, 30 minutes en amont de la réunion ont été consacrées à l’installation du matériel et aux tests techniques.
Malgré quelques soucis inévitables (absence de wifi, oubli ou erreur de connexion à un des deux canaux de réunion), ce système s’est avéré très efficace. Nous avons eu la chance d’avoir deux très bons interprètes avec nous sur deux jours et étions mieux préparés.

Par ailleurs, ce système est tout-à-fait adaptable aux réunions multilingues, de plus de deux langues. Il suffit d’envoyer une invitation séparée pour chaque canal d’interprétation.

Nos suggestions :

• Un conseil général ; les réunions en téléconférence sur plusieurs jours sont très éprouvantes physiquement, car elles requièrent une grande concentration alors même qu’il vous faut rester assis face à un écran pendant des heures. C’est pourquoi, il est vivement recommandé de prendre des pauses régulières (toutes les heures) d’une quinzaine de minutes et au moins une heure pour déjeuner.

• Concernant le choix du mode d’interprétation, si vous décidez de recourir à la deuxième option, et de faire appel des interprètes :
– Toujours penser à enregistrer chaque séquence de réunion (1 ou 2 heures par exemple) indépendamment, suivant l’ordre du jour. Ce qui est moins lourd au téléchargement et permet de s’y retrouver plus facilement.
– Il n’est pas possible de télécharger l’enregistrement d’une réunion suivie sur téléphone ou tablette. Si cela vous possédez deux ordinateurs, il est conseillé d’installer MS TEAMS sur les deux pour ainsi être en mesure d’enregistrer la réunion principale et celle dédiée à l’interprétation.
• Pour avis le système MS Translator peut s’avérer utile dans le cadre de réunions de courte durée, a petit effectif, si tous suivent à la lettre les instructions et articulent très clairement.
– La solution MS TEAMS/ Interprète est adaptable aux réunions de grande envergure, pouvant comprendre une centaine de participants, si ce n’est plus.
Il existe très probablement d’autres méthodes ou plateformes (ex.VoiceBoxer, Transperfect, Interprefy, etc.), mais pour ceux en recherche de solutions rapides, à moindre coût, Microsoft TEAMS et ces deux systèmes sont une bonne alternative aux réunions physiques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation de MS TEAMS, voici un lien vers des vidéos explicatives et de formation en ligne : Formation vidéo Microsoft Teams